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Politique d’Engagement des Joueurs de la Division 1 du Club de Tennis de l’Université d’Ottawa


S’engager dans l’équipe de tennis de la Division 1

Les joueurs de tennis sélectionnés pour jouer dans la division supérieure, Division 1, de tennis universitaire pour le Club de Tennis de l'Université d'Ottawa (UOTC) sont des joueurs compétitifs, travailleurs et motivés. Les joueurs de tennis qui acceptent ce poste doivent s'engager fortement auprès de l'équipe. Après les essais de l’UOTC, certains joueurs se verront offrir la chance de s'entraîner et de concourir dans l'équipe de Division 1 en fonction de leur niveau d'habileté sur le terrain de tennis. Lors des essais, les joueurs seront évalués en fonction de leurs compétences physiques et mentales. L'attitude d'un joueur sur et hors du terrain sera également prise en compte dans cette décision.


Frais de joueur pour la Division 1

Les joueurs peuvent accepter ou refuser cette offre de jouer dans l'équipe de Division 1. Si un joueur décide d'accepter son offre, il doit alors payer un « frais de joueur». Ces frais seront décidés par le Président et Trésorier de l'UOTC en collaboration avec le Centre sportif Rideau, l'installation de tennis privée locale. Les frais de joueur couvriront les frais des terrains, les déplacements de compétition et les vêtements de ce joueur de Division 1 pour un semestre d'automne ou d'hiver complet.

Chaque joueur doit payer les frais de joueur à temps et conserver un enregistrement électronique ou papier de la transaction. Les frais de joueur sont les mêmes pour tous les joueurs, quelle que soit leur capacité de tennis. Cependant, le coût peut varier par semestre en fonction des changements apportés aux frais de terrains aux heures de pointe et/ou hors heures de pointe au Centre sportif Rideau. Une fois les frais de joueur payés, le joueur aura deux semaines pour décider s'il veut toujours s'engager et jouer dans l'équipe.

Si le joueur choisit de ne plus faire partie de l'équipe au cours de la période de deux semaines, il recevra un remboursement complet de ses frais de joueur. Après l'expiration de la période de deux semaines, le joueur ne peut plus recevoir de remboursement de ses frais de joueur.


Engagement aux entraînements de l'équipe de Division 1

Suite au paiement, tous les joueurs de Division 1 doivent s'engager à s'entraîner. L'UOTC aura trois entraînements hebdomadaires. Les dates et heures des entraînements du club seront déterminées par les dirigeants de l'UOTC en collaboration avec les capitaines d'équipe, les joueurs de la Division 1 et la disponibilité des terrains. Tous les joueurs seront informés des dates et heures d'entraînement dès que possible. Les entraînements seront dirigés par l'entraîneur certifié de Tennis Canada et vétéran de l'UOTC, Zhenya Kondratovski. Zhenya est un ancien joueur de tennis junior de premier plan en l'URSS. Les capitaines d'équipes de l'UOTC aideront l'entraîneur Zhenya à entraîner si nécessaire. Les entraînements se concentreront sur l'amélioration et le développement des habiletés de tennis des joueurs de Division 1. Les entraînements comprendront des exercices, des situations de points spécifiques et des matchs.


Heure d'arrivée aux entraînements

La participation à l'entraînement est obligatoire pour tous les joueurs de tennis de Division 1. Les joueurs doivent arriver cinq à dix minutes avant le début de l'entraînement. Par exemple, si l'entraînement est prévu à 7h00, les joueurs doivent s'efforcer d'arriver à 6h50 et de se changer en tenue de tennis, chaussures, etc. avant 6h55. Cela permettra à la pratique de commencer à temps, à chaque fois. Les joueurs qui arrivent tôt doivent également réchauffer leur corps afin de minimiser les blessures physiques pendant l'entraînement.

Être en retard est défini comme arriver à n'importe quel moment après les cinq premières minutes d'entraînement. Par conséquent, si un entraînement est prévu à 7h00 et qu'un joueur arrive à 7h05, il est considéré comme en retard. Il est de la responsabilité de chaque joueur d'aviser son capitaine masculin ou féminin respectif s'il ne peut pas être présent. Arriver à l'entraînement en retard ou ne pas se présenter à l'entraînement sans justification entraînera des conséquences pour le joueur.


Conséquences pour le retard

Il est de la responsabilité du joueur de prendre les dispositions nécessaires pour arriver à l'heure à l'entraînement.

En ce qui concerne les délais, la première fois qu'un joueur se présente en retard entraînera un avertissement de son capitaine. Le joueur sera autorisé à rejoindre l'entraînement à son arrivée. Une deuxième arrivée tardive obligera le joueur à attendre que son capitaine juge approprié qu'il se joigne à l'entraînement. Toute autre arrivée tardive du joueur l'empêchera de participer à l'entraînement. Par conséquent, le joueur sera considéré comme absent de l'entraînement.

En ce qui concerne les absences à l'entraînement, toute absence à l'entraînement justifiée n'entraînera aucune pénalité pour le joueur ; quel que soit le nombre d'absences justifiées. Les absences justifiables peuvent inclure des raisons personnelles, des examens de mi-session, des cours magistraux, des cours de laboratoire, des voyages universitaires et des blessures physiques ou mentales. Cependant, les capitaines peuvent également décider si la justification du joueur est appropriée ou non.


Justification de l'absence

Les joueurs ont 24 heures avant l'entraînement pour justifier leur absence auprès de leur capitaine. Par exemple, si un joueur n'a pas pu assister à un entraînement de 7h00 à 9h00 lundi matin en raison du fait qu'il a eu un examen ce même lundi matin à 8h30, ce joueur a jusqu'à mardi matin à 7h00: 00h pour prévenir leur capitaine justifiant leur absence. Il est suggéré aux joueurs de justifier leur absence le plus tôt possible. Pour clarifier, justifier une absence est défini comme le joueur avisant son capitaine dans les 24 heures suivant l'entraînement le plus récent qu'il ne peut pas assister à un entraînement pour la date suivante en raison d'une ou plusieurs des raisons énumérées ci-dessus. Une absence est alors considérée comme injustifiée si le capitaine respectif reçoit une notification au-delà du délai de 24 heures ou aucune notification du joueur.

En ce qui concerne les absences injustifiées, si un joueur manque l'entraînement, n'informe pas son capitaine à temps avec sa justification, puis arrive à l'entraînement suivant, il revient au capitaine de décider si le joueur peut participer à cet entraînement respectif.


Conséquences pour trois absences injustifiées ou plus

Si un joueur a trois absences injustifiées ou plus, il ne sera plus considéré comme faisant partie de l'équipe de Division 1. Le joueur n'est plus autorisé à assister aux entraînements de Division 1, et le joueur perdra l'opportunité de concourir contre d'autres universités avec l'équipe de Division 1. Le joueur ne recevra pas de remboursement de ses frais de joueur. Le joueur peut alors choisir de participer aux entraînements de la division 2 ou d'attendre le semestre suivant pour rejoindre la division 1 s'il le souhaite.



Constitution du Club de Tennis de l’Université d’Ottawa


Section 1.0 – Constitution

  1. Le Club de Tennis de l’Université d’Ottawa (“UOTC”) est le nom officiel du club.
  2. La nom d’utilisateur Instagram de l’UOTC est “uotennisclub”.
  3. Le nom d’utilisateur du compte Facebook de l’UOTC est "University of Ottawa Tennis Club".
  4. L'UOTC a trois divisions distinctes: Division 1, 2 et 3. Les joueurs sont triés par niveau de compétence dans chaque division où l'ordre des divisions est décroissant.

Section 2.0 – Comité exécutif, Capitaines et Membres du Conseil d’Administration

  1. Les responsabilités individuelles et collectives des membres du Comité Exécutif sont stipulées dans un document intitulé "Rôles des membres du Comité Exécutif" (Annexe A). Il est impératif que chaque membre du Comité remplisse son rôle au mieux de ses capacités en utilisant les ressources fournies.
  2. Le Comité exécutif compte cinq membres: le “Président”, le “Trésorier”, le “Responsable de Communication”, le “Responsable Marketing” et le “Développeur du site web”.
  3. Pour être admissible à un poste dans le Comité, le(s) candidat(s) doi(ven)t avoir été des membres du Club de Tennis de l’Université d’Ottawa pendant au moins une année complète (l’équivalent de trois semestres consécutifs).
  4. Aucun candidat ne peut occuper plus d'un poste au sein du comité.
  5. Si aucun candidat n'est en mesure de satisfaire aux exigences du “Président” ou si aucun candidat n'est disposé à assumer le rôle de “Président”, l'un de membres du Comité exécutif devra être élu comme “Président par intérim”.
  6. Il doit y avoir au moins un homme et une femme capitaine. Référez-vous à l’Annexe A pour tous les détails concernant les rôles des capitaines.
  7. Pour être un(e) candidat(e) éligible pour le poste de capitaine (homme ou femme), les candidat(e)s doivent être des membres du Club de Tennis de l’Université d’Ottawa pour au moins deux ans (l’équivalent de 6 semestres consécutifs) dans la Division 1.
  8. Le fait d’occuper un poste de capitaine n’est pas considéré comme étant un poste dans le Comité exécutif. Néanmoins, les capitain(e)s peuvent participer aux réunions du Comité exécutif si le Président le juge nécessaire.
  9. Le Conseil d’Administration de l’UOTC est responsable de conseiller le Comité pendant les processus de prise de décision.
  10. Le Conseil d’Administration de l’UOTC devrait être composé d’un minimum de 4 membres. Les membres peuvent inclure des diplômés (alumnis) ou des membres d’une faculté de l’Université d’Ottawa.
  11. Un poste dans le Conseil d’Administration de l’UOTC ne constitue pas un poste de direction au sein de l’UOTC.

Section 3.0 – Finances

  1. L’UOTC sera financé par les membres du club, par des dons de sponsors locaux et par des évènements de collectes de fonds.
  2. La banque actuelle de l’UOTC est Meridian Credit Union. Le Président et le Trésorier seront les seuls membres du club ayant l’autorité de changer la banque de l’UOTC.
  3. Le Président et le Trésorier seront les seuls membres du club ayant l’autorité de signer des documents concernant les finances du club.
  4. Le Trésorier est responsable de calculer le budget annuel du club au moins un mois avant le début du prochain mandat. Le Président doit superviser le budget et s’assurer que les calculs sont justes.

Section 4.0 – Réunions d’équipe

  1. L’UOTC doit avoir au moins une réunion concernant le Comité exécutif et au moins une Assemblée Générale Annuelle.
  2. Il y aura une réunion du Comité exécutif au début de chaque semestre d’automne et d’hiver.
  3. Il y aura une Assemblée Générale Annuelle en mars.
  4. Les réunions d’équipe ne peuvent pas avoir lieu pendant les périodes d’examens et les périodes de fêtes.
  5. Tous les membres du Comité exécutif doivent assister à toutes les réunions, à moins que des circonstances imprévisibles ne surviennent à l'exécutif respectif qui ne peut y assister.

Section 5.0 – Membres et Cotisations

  1. L’UOTC est ouvert à tous les étudiants actuels et au personnel de l’Université d’Ottawa.
  2. Les joueurs qui jouent en Division 1 doivent être inscrits en tant qu'étudiants à temps plein (c'est-à-dire au moins trois cours par semestre).
  3. Suite aux essais du club, les membres du club devront payer une cotisation pour leur accorder une adhésion au club pour le restant de l'année scolaire (jusqu'en avril).
  4. Les frais de cotisations couvrent les frais des terrain, les vêtements et les frais de déplacement pour les compétitions de club.
  5. Un joueur ne sera pas considéré comme un membre officiel du club s’il ne paye pas sa cotisation.
  6. Les cotisations de chaque division seront calculées par le Trésorier.
  7. Les frais pourront changer chaque semestre en fonction des frais des terrains et des déplacements pour les compétitions.
  8. Les joueurs ont le droit de voir comment la cotisation est calculée sur demande.
  9. La cotisation reste la même pour tous les membres d’une même division.

Annexe A


Rôles du Comité Exécutif du Club de Tennis de l’Université d’Ottawa


  • Président
    • Ce membre doit avoir été membre du Comité pendant au moins un an dans un autre poste avant d'être admissible à ce poste.
    • Le Président peut assumer ou déléguer les responsabilités des membres exécutifs à sa discrétion.
    • Agir en tant que représentant officiel de l'UOTC à n'importe quel titre public et / ou circonstances spéciales.
    • Donner un avis lors de l'Assemblée générale annuelle du club.
    • Donner un avis à tous les membres de l’exécutif de toute réunion les concernant.
    • Préparer un ordre du jour pour l'Assemblée générale annuelle et les réunions du Comité exécutif ainsi que les distribuer aux membres nécessaires au moins trois jours à l'avance.
    • Diriger et présider l'Assemblée générale annuelle du club et les réunions du Comité.
    • S'assurer que tout le travail effectué par les autres cadres et capitaines est organisé.
    • Aider et/ou couvrir entièrement l'un des autres rôles d'exécutif et de capitaine si nécessaire.
    • Passer, suivre et distribuer les commandes de vêtements.
    • Entretenir des relations de travail avec les fournisseurs de vêtements.
    • Consulter les membres du conseil d'administration de l'UOTC au moins une fois par an pour fournir des mises à jour sur le statut du club.

  • Trésorier
    • Travailler avec le Président pour élaborer un plan budgétaire annuel et déterminer les cotisations respectives pour chaque division.
    • Avoir des registres de compte détaillés et s'assurer que l'UOTC fonctionne dans les limites du budget:
      • Gardez une trace de toutes les transactions financières
      • Assurer une procédure de trésorerie saine et durable
    • Collecte et allocation des fonds de l’UOTC sous la direction de l’exécutif.
    • Maintenir tous les dossiers et dossiers financiers de l'équipe.
    • Tenir le Comité exécutif informé du statut monétaire de l'UOTC.
    • Recueillir et suivre les frais d'adhésion, les commandes de vêtements et tout autre frais impayé.

  • Responsable de marketing
    • Identifier les sources de financement pour le développement de l'UOTC.
    • Établir une relation à long terme avec les entreprises locales et les bailleurs de fonds.
    • Négocier des accords et rédiger des accords contractuels avec des sponsors locaux et des installations pertinentes pour l'UOTC.
    • Diriger et organiser toutes les activités de collecte de fonds.
    • Suivre les initiatives de collecte de fonds et les résultats.
    • Enquêter et rechercher des commandites d'entreprises.

  • Responsable des communications
    • Promouvoir le profil de l'UOTC.
    • Maintenir et mettre à jour les comptes de médias sociaux de l'UOTC, y compris Facebook, Instagram et le site Web, mais sans s'y limiter.
    • Veiller à ce que les flux de médias sociaux de l'UOTC fournissent des informations pertinentes, transparentes et à jour.
    • Rapport sur les événements et les résultats de l'UOTC.
    • Planifier et exécuter le recrutement de nouveaux joueurs; y compris la promotion des essais de club au début du semestre.
    • Organiser des événements sociaux de club et des opportunités mensuelles pour que les athlètes se réunissent durant la saison.

  • Développeur Web
    • Construire et maintenir un site Web représentant l'UOTC.
    • S'assurer que les flux du site Web de l'UOTC fournissent des informations pertinentes, transparentes et à jour.
    • Travailler en étroite collaboration avec le responsable des communications pour s'assurer que le site Web contient des informations pertinentes sur l'UOTC.
    • Rapport sur les événements et les résultats de l'UOTC.

  • Capitaines d’équipe, homme et femme
    • Aider le ou les entraîneurs durant l'entraînement.
    • Représenter l'UOTC et le tennis avec le plus haut niveau de respect d'équipe et d'esprit sportif.
    • Assister à tous les entraînements UOTC à temps.
    • Appliquer la “Politique d'engagement des joueurs de la division 1 des clubs de tennis de l'Université d'Ottawa”.
    • Surveiller la participation aux entraînements des joueurs de Division 1.
    • Collaborez avec le ou les entraîneurs pour discuter des listes de division de club.

  • Membres du Conseil d’Administration
    • Consulter sur les processus décisionnels des exécutifs et fournir des conseils au besoin.
    • Aider aux transitions entre les termes des membres du Comité pour assurer la continuité.
    • Assister à des réunions à la discrétion du Président pour donner un aperçu des anciens cadres et entraîneurs.
    • Consulter sur les décisions du Comité exécutif et fournir des conseils au besoin.

Tous les membres exécutifs devraient:

  • Remplir les rôles individuels comme décrit ci-dessus.
  • Assister aux réunions obligatoires du Comité exécutif.
  • Mettre à jour et maintenir des fichiers en ligne pour chaque poste.
  • Aider à former leur successeur.
  • Aider à promouvoir et à organiser des événements sociaux et de collecte de fonds.

Annexe B


Code de conduite du Club de Tennis de l’Université d’Ottawa


Étiquette générale

  • Tous les membres de l'UOTC représentent l'Université d'Ottawa, ainsi que le Club de Tennis l'Université d'Ottawa, et doivent agir professionnellement.
  • Les membres se respectent mutuellement quels que soient leurs capacités, leur âge, leur race, leur sexe ou leur statut au sein de l'équipe.
  • L'UOTC ne tolère pas le manque de respect et la discrimination envers les membres et les entraîneurs du club.
  • La ponctualité est essentielle au bon déroulement de toutes les séances d'entraînement, compétitions et événements organisés par le club. Être en retard est impoli et irrespectueux envers les autres membres de votre équipe et peut compromettre votre sélection pour représenter le club pendant la compétition.
  • Les membres doivent assister à toutes les réunions d'équipe, aux activités de recrutement et de collecte de fonds, ainsi qu'aux événements sociaux. Si un athlète n'est pas disponible, le membre doit aviser le président, son capitaine ou le responsable des communications, au moins 24 heures à l'avance.
  • Les membres doivent s'acquitter de leur cotisation à la date d'échéance. Si vous ne le faites pas, le membre ne pourra pas participer aux entraînements et participer à des compétitions s’il est sélectionné.

Entraînement

  • Les membres ne s'entraînent qu'en fonction de leurs capacités et de leur niveau de forme physique. La Division 1 détenant les membres de plus haut niveau en termes de capacités de tennis et de forme physique (les divisions 2 et 3 sont des divisions récréatives où la division 2 est intermédiaire et la division 3 est débutante).
  • Les entraînements des clubs sont dirigés par des entraîneurs avec l'assistance des capitaines. Chaque entraînement implique des exercices spécifiques visant à améliorer les capacités des joueurs à jouer au tennis.
  • Les membres doivent informer leurs capitaines respectifs s'ils ne peuvent pas assister à l’entraînement.
  • Les membres doivent assister à 80% des entraînements organisés par l'UOTC.
  • Les membres doivent s'entraîner pendant l'hiver et pendant l'été pour être pris en considération pour l'UOTC l'automne suivant.
  • Toutes les séances d'entraînement du club auront lieu au Centre sportif Rideau et/ou Sporthèque, sauf indication contraire du Président, des Capitaines d'équipe et du Responsable des communications.
  • Tous les joueurs traiteront les terrains de tennis et les centres d'entraînement du Centre sportif Rideauet/ou Sporthèque avec respect.

Vêtements

  • Tous les joueurs sur le terrain porteront une tenue de tennis appropriée.
  • Pendant les compétitions contre d'autres universités, les joueurs doivent porter leur maillot UOTC.
  • Les maillots seront fournis à tous les joueurs en compétition au moins une semaine avant leurs matchs.

Annexe C


Élections et Destitution du Club de Tennis de l’Université d’Ottawa


Section 1 – Élections

Les élections ont lieu à l'Assemblée générale annuelle en mars de chaque année. Tous les membres seront informés au moins 10 jours à l'avance. Les règles suivantes s'appliquent:

  • La durée du mandat des membres exécutifs est du 1er mai au 30 avril de l'année suivante.
  • Les postes de direction dans le Comité seront ouverts aux membres du club qui sont étudiants à l'Université d'Ottawa, à l'exception du poste d'administrateur.
  • Les candidats aux postes de direction doivent transmettre leur intérêt pour une position particulière à l'exécutif actuel au moins 7 jours avant la date du vote. Les candidats ont également la possibilité de soumettre une plate-forme pour le poste, qui sera distribuée aux membres du club avant la date du vote.
  • Remarque: Dans le cas où personne ne se présenterait pour un poste de direction donné avant le vote, les membres peuvent indiquer leur intérêt pour le poste lors de l'assemblée annuelle.
  • Le vote commencera le jour de l'assemblée annuelle et sera ouvert pendant 3 jours. Lors du vote, chaque membre du club pourra soumettre un vote pour chaque poste de direction.
    • Tous les membres du club peuvent voter.
    • Les votes seront anonymes.
    • Le vote sera disponible sur papier et en ligne, et dans les deux langues officielles.
  • Fonctionnaires électoraux: deux personnes choisies en quittant des cadres supérieurs qui ne participent pas en tant que candidats à l'élection. Ces personnes doivent agir en tant que membres neutres et appliquer les directives électorales de manière à ce que l'élection se déroule de manière équitable.
    • S'assurera que tous les membres du club soient informés de l'appel à la candidature et qu'ils aient une chance équitable de se porter candidat à un poste de direction. Rendre les bulletins de vote transparents et équitables et être présent pour le dépouillement des bulletins de vote. Rendre les résultats publics.
  • Les candidats aux élections en cours peuvent sélectionner des personnes pour compter les votes. Les compteurs ne peuvent pas être des élus ou des candidats à l'élection. Le décompte commencera une fois la période de vote terminée après 3 jours.
  • Le membre choisi pour des postes de direction donnés sera le candidat avec le plus grand nombre de voix.

Section 2 – Destitution

  • Tout membre du club qui commet un acte qui affecte négativement les membres ou l'intérêt du club peut être avisé de la mise en accusation par le Président.
  • L'individu mis en accusation a le droit de défendre ses actions.
  • Un vote à la majorité des deux tiers (2/3) des membres actuels entraînera le retrait de la personne mise en accusation du club, entraînant la perte de tous les privilèges associés au club.

Annexe D


Politique de Remboursement du Club de Tennis de l’Université d’Ottawa


Section 1 – Remboursement de l'adhésion

L'initiation d'une politique de remboursement pour les membres du club, jugée par un vote parmi les membres de l’exécutif, comprendra le format et la norme minimale suivants:

  • Un membre peut demander un remboursement complet dans un délai d'un mois après être devenu membre du club si:
    • Il y a eu une mauvaise interprétation du mandat du club et des activités proposées comme convenu lors de l'inscription pour le club.
    • Il existe des circonstances atténuantes qui comprennent, mais sans s'y limiter:
      • Graves difficultés d'organisation avec le (s) exécutif (s) du club qui ont conduit à un manque total de communication avec ses membres, ou un manque de programmation, comme promu auprès de ses membres.
      • Toute circonstance qui entrave sérieusement la capacité du membre du club à profiter de son adhésion.
      • L'incapacité du club et du membre donné à résoudre le problème de remboursement, ainsi le club ou le membre peut demander l'aide du Président de l'UOTC qui agira en tant que médiateur.
  • Les membres qui demandent un remboursement après l'expiration de la période d'un mois ne recevront pas de remboursement.

Section 2 – Remboursement pour coûts de voyage

L'initiation d'un remboursement pour tout joueur, diplômé ou entraîneur qui se porte volontaire pour utiliser son véhicule pour effectuer des déplacements pour des compétitions à l'extérieur de la ville n'inclut que les éléments suivants:

  • Le coût total de l'essence en fonction de la distance totale parcourue pour le voyage respectif et/ou le coût total du stationnement en fonction de l'emplacement du site de compétition désigné
    • Les reçus d'achat pour l'essence et/ou le stationnement désigné doivent être fournis au Trésorier afin d'être admissibles à un remboursement complet.
    • Les éléments tels que l'usure du véhicule, les contraventions pour excès de vitesse, les frais de péage, les contraventions de stationnement en dehors du lieu de compétition désigné et tout autre frais dont le conducteur respectif est volontairement responsable ne seront PAS remboursés.
    • Il est à la discrétion du Président et du Trésorier de décider si un remboursement est mérité lors d'instances valides, spécifiques et circonstancielles invoquées par un conducteur.
  • Les membres qui demandent un remboursement un mois après la compétition ne pourront plus prétendre à un remboursement.
    • Cela ne s'applique pas aux entraîneurs.